Arti Reservasi: Fungsi, Jenis, Tips Mengelola, dan Bedanya dengan Booking

Secara istilah, reservasi merujuk pada pengaturan atau pemesanan, yang menjadi bagian penting dalam bisnis hospitality seperti restoran.

Sistem reservasi memungkinkan karyawanmu untuk mengelola pesanan pelanggan secara lebih teratur. 

Jika bisnismu menawarkan produk atau layanan yang selalu diminati pelanggan, menyediakan fasilitas reservasi bukan lagi jadi pilihan, melainkan kebutuhan. 

Kabar baiknya, kini Youtap POS telah menyediakan fitur Tagihan Reservasi yang mempermudah pengelolaan pemesanan. 

Namun, sebelum mulai menggunakannya, penting untuk memahami lebih dalam tentang bagaimana cara kerja reservasi, jenis-jenis, serta manfaatnya bagi bisnismu. 

Mari, simak pembahasan lengkapnya melalui artikel ini, Teman Youtap.

‍

Apa Itu Reservasi?

Reservasi atau reserve berarti menyimpan sesuatu untuk tujuan atau waktu tertentu. 

Menurut KBBI, reservasi didefinisikan sebagai pengaturan atau pemesanan tiket, meja, kamar hotel, dan sebagainya, untuk digunakan oleh seseorang pada waktu tertentu.

Secara sederhana, reservasi adalah tindakan pemesanan layanan, tiket, atau ruang yang dilakukan pelanggan untuk memastikan pemakaiannya di masa mendatang. 

Sistem ini digunakan agar pelanggan dapat menjamin ketersediaan tempat atau layanan sesuai dengan waktu yang mereka butuhkan atau inginkan.

‍

Apa Perbedaan Reservasi dan Booking?

Banyak pengelola usaha yang sering menganggap bahwa reservasi dan booking adalah hal yang sama.

Padahal, keduanya memiliki perbedaan, loh, Teman Youtap.

Reservasi adalah proses di mana pelanggan dapat memesan tempat atau layanan untuk digunakan di masa mendatang tanpa harus membayar penuh di awal. 

Biasanya, pelanggan hanya perlu membayar sejumlah uang muka (down payment) untuk mengamankan pesanan tersebut.

Sementara itu, booking mengharuskan pelanggan membayar seluruh biaya produk atau layanan di awal (prepay) sebagai jaminan penggunaannya di masa depan.

‍

BACA JUGA: Apa Itu Split Bill? Ini Definisi, Asal Mula, Keuntungan, dan Caranya

‍

Manfaat dan Keuntungan Sistem Reservasi

Sistem reservasi menawarkan banyak manfaat bagi bisnis dan konsumen.

Tak hanya memberi kemudahan dalam proses pemesanan, kamu juga dapat menaikkan potensi pendapatan, serta meningkatkan kepuasan pelanggan.

Simak berbagai keuntungan reservasi di bawah ini:

Manfaat Reservasi Bagi Bisnis

1. Memotong Waktu Antrean

Studi bertajuk Worth the wait? How Restaurant Waiting Time Influences Customer Behavior and Revenue yang dipublikasikan melalui platform jurnal ilmiah

ScienceDirect menemukan bahwa, dengan mempersingkat waktu antrean, sebuah restoran dapat meningkatkan pendapatan hingga hampir 15%. 

Salah satu cara untuk memperpendek nomor dan waktu antrean adalah dengan sistem reservasi. 

Jadi, pelanggan dapat langsung datang ke toko atau restoranmu sesuai jam yang sudah dipesan sebelumnya. 

‍

2. Memberikan Gambaran Kebutuhan Sumber Daya

Data reservasi yang masuk memberikan gambaran kebutuhan sumber daya, seperti barang, bahan baku, atau tenaga kerja. 

Misalnya, saat libur Natal dan tahun baru, restoran keluarga biasanya mengalami lonjakan jumlah pengunjung. 

Dengan menyediakan sistem reservasi, kamu dapat memperkirakan stok dan bahan baku yang perlu disiapkan agar mampu memenuhi permintaan pelanggan dengan lebih optimal.

Oh ya, kamu dapat mengatur Manajemen Produk,  Manajemen Stok, dan Bahan Baku melalui Youtap Pos, ya.

‍

3. Mengatur Jadwal Kerja Karyawan

Sistem reservasi berfungsi sebagai panduan bagi kamu atau manajer bisnis untuk mengidentifikasi waktu-waktu sibuk, baik di hari maupun jam tertentu. 

Dari informasi ini, kamu dapat menyesuaikan jadwal kerja karyawan agar sesuai dengan kebutuhan operasional.

Contohnya, saat terjadi lonjakan pemesanan pada jam-jam tertentu, hingga 90% dari total karyawan dapat dijadwalkan untuk bekerja di waktu tersebut. 

Dalam situasi ini, tidak hanya waiter yang perlu ditingkatkan jumlahnya, tetapi juga bagian kasir yang mungkin memerlukan lebih dari satu staf.

Pengaturan Karyawan yang tepat juga membantu memastikan proses transaksi tetap transparan dan berjalan lancar, meskipun pada jam sibuk.

‍

BACA JUGA: Nomor Urut Pesanan Youtap Bikin Antrean Lebih Rapi dan Singkat

‍

4. Mendapatkan Pemesanan di Sepanjang Waktu

Adanya sistem reservasi akan memudahkan pelanggan untuk memesan produk atau layananmu selama 24/7, alias tak terbatas pada jam operasional regular.

Sehingga, pelanggan akan merasa lebih nyaman dan fleksibel.

Hal ini memberi banyak kemudahan bagi pelanggan, khususnya dengan kriteria seperti:

• Professional sibuk yang masih mencoba untuk work life balance.
• Orang tua yang sering menyelesaikan perencanaannya di malam dan pagi hari.
• Klien di zona waktu berbeda (luar kota atau luar negeri).

‍

5. Jadi Sarana untuk Tetap Kompetitif

Di era digital saat ini, bisnis yang menyediakan sistem reservasi cenderung lebih unggul dibanding bisnis yang masih konvensional.

Pasalnya, pelanggan lebih memilih bisnis yang menawarkan pengalaman reservasi yang mudah, cepat, dan modern.

Sebagai contoh, hotel dengan sistem reservasi online sering menjadi pilihan utama wisatawan dibandingkan hotel yang hanya menerima reservasi melalui telepon. 

Hal ini sejalan dengan data dari STAY, yakni aplikasi hotelier asal Madrid, yang menyebutkan bahwa 47% tamu hotel lebih memilih memesan layanan kamar jika hotel memiliki opsi reservasi melalui aplikasi.

‍

6. Visibilitas dan Jangkauan Jadi Lebih Luas

Yuk, layani pelanggan tanpa terbatas jarak dan waktu. 

Sebab, ini menjadi kesempatan bagimu untuk membuka peluang ekspansi bisnis.

Sebagai hasilnya, bisnismu dapat dikenal tidak hanya dalam ruang lingkup lokal, tetapi juga di tingkat nasional, bahkan internasional. 

‍

7. Peningkatan Efisiensi Operasional

Masih menyadur dari STAY, di tahun 2023, sebanyak 93% pelaku bisnis perhotelan telah merasakan efisiensi yang signifikan berkat reservasi online melalui aplikasi. 

Hadirnya layanan digital ini dapat menekan biaya operasional. 

Sehingga, karyawan dapat bekerja dengan lebih optimal. 

Tak hanya itu, risiko kesalahan pun bisa berkurang.

‍

BACA JUGA: Peran Sistem POS Meningkatkan Efisiensi Operasional Restoran

‍

8. Meminimalisir Human Error

Sistem reservasi digital dirancang untuk mencatat dan mengelola data secara otomatis.

Jadi, potensi kesalahan akibat kelalaian karyawan, seperti salah memasukkan jadwal atau informasi pelanggan, dapat ditekan seminimal mungkin. 

Hal ini dapat membuat arsip data semakin terorganisir, dan layanan menjadi lebih efisien dan serta profesional.

‍

9. Meningkatkan Customer Relationship Management

Membangun hubungan baik dengan pelanggan dimulai dari merapikan dan mengolah data yang ada.

Dengan sistem reservasi, bisnismu dapat mengumpulkan informasi penting seperti nama pelanggan, latar belakang, pola pemesanan, preferensi, hingga kontak berupa email dan nomor HP. 

Dari data ini, kamu bisa merancang strategi pemasaran yang lebih tepat sasaran sekaligus meningkatkan efektivitas penargetan pelanggan.

‍

10. Mengurangi Ketidakhadiran (No Show) Pelanggan

Menurut blog Zenchef, sebuah platform teknologi restoran visioner asal Prancis, restoran Maison de la Truffe et du Vin du Lubéron berhasil memangkas tingkat ketidakhadiran hingga 0% setelah menerapkan reservasi online. 

Hasilnya, tingkat kedatangan meningkat, dan omzet bertambah hingga 20%.

Contoh ini menunjukkan bahwa sistem reservasi efektif dalam mengurangi ketidakhadiran pelanggan, terutama jika bisnismu menerapkan kebijakan pembayaran down payment saat reservasi. 

Uang muka ini berfungsi sebagai komitmen pelanggan untuk hadir pada waktu yang telah mereka tentukan. 

Dengan demikian, risiko kerugian akibat ketidakhadiran dapat diminimalisir, dan pendapatan bisnismu pun berpotensi meningkat secara signifikan.

‍

BACA JUGA: Youtap POS, Aplikasi Kasir untuk Restoran Punya Fitur Terlengkap

‍

Keuntungan Sistem Reservasi untuk Pelanggan

1. Konfirmasi dan Notifikasi Instant

Setelah pemesanan dibuat, pelanggan tidak perlu menunggu lama untuk mendapatkan kepastian. 

Kamu dapat mendesain sistem reservasi untuk langsung mengirimkan konfirmasi pemesanan melalui email atau notifikasi aplikasi, lengkap dengan detail pesanan. 

Selain itu, mintalah tim-mu untuk merancang fitur pengingat otomatis.

Tujuannya supaya pelanggan tetap ingat jadwal yang sudah mereka pesan sebelumnya.

‍

2. Informasi yang Detail dan Transparan

Sebelum pelanggan melakukan reservasi, pastikan tim di bisnismu selalu menginformasikan segala syarat dan ketentuan yang berlaku.

Baik itu yang berkaitan dengan peraturan makan, harga, jadwal ketersediaan, pemilihan menu, metode pembayaran, refund, dan lain sebagainya.

Transparansi ini memberikan kepercayaan lebih kepada pelanggan.

‍

3. Personalisasi Pengalaman

Pelanggan dapat menikmati layanan yang sesuai dengan preferensi mereka. 

Sebagai contoh, ada beberapa platform khusus reservasi yang mengingatkan pilihan favorit atau memberikan rekomendasi yang relevan berdasarkan pemesanan sebelumnya. 

Pengalaman yang dipersonalisasi ini membuat pelanggan merasa lebih dihargai dan diperhatikan.

‍

BACA JUGA: Bagaimana Sistem POS Mempermudah Manajemen Inventaris?‍

‍

4. Mengurangi Waktu Tunggu

Say no untuk antrean yang mengular! 

Dengan adanya pemesanan di muka, pelanggan dapat langsung dilayani sesuai jadwal tanpa perlu menghabiskan waktu untuk menunggu. 

Hal ini juga akan menguntungkan bisnis, sebab kamu dapat menghindari penumpukkan antrean.

Sistem ini akan sangat bermanfaat jika digunakan di tempat ramai seperti restoran atau klinik. 

‍

5. Mendapat Wewenang dan Kendali Atas Pesanan

Di satu sisi, kamu perlu membuat SOP pada pelanggan terkait sistem reservasi.

Namun di sisi lain, sebaiknya berikan ruang pada pelanggan untuk tetap memegang kendali atas pesanan mereka.

Misalnya seperti mengubah waktu, memilih layanan tambahan, atau bahkan membatalkan pesanan secara online.

‍

6. Menyederhanakan Proses Pembayaran

Hadirnya cashless society membuat bisnis perlu terus beradaptasi terhadap proses pembayaran.

Jadi, pastikan agar bisnismu menyediakan payment process yang sudah terintegrasi dengan bank dan e-wallet, terutama melalui QRIS dari metode CPM maupun MPM.

Layanan ini bisa kamu dapatkan dari payment integration services Youtap Solution.

‍

Jenis-jenis Reservasi

Berdasarkan caranya, ada 3 macam resevasi yang dapat dilakukan pelanggan, yaitu:

1. Reservasi Online

Reservasi online identik dengan pengaturan jadwal secara online, baik melalui website, mobile apps, atau media sosial seperti WhatsApp.

Jenis ini cenderung lebih banyak diminati pelanggan, terutama jika bisnismu bergerak di bidang transportasi, akomodasi, dan restoran.

‍

2. Reservasi Langsung

Ada beberapa kelompok dan generasi yang prefer untuk melakukan reservasi langsung dengan langsung datang ke lokasi terkait.

Umumnya, reservasi langsung dilakukan oleh pelanggan yang sedang mencari room service.

Misalnya tempat meeting dan venue.

‍

3. Reservasi Melalui Pihak Ketiga

Pihak ketiga yang bisa membantu pelanggan untuk melakukan reservasi adalah agen atau mitra dari bisnismu.

Dalam istilah marketing modern, reservasi ini identik dengan referral marketing.

Nantinya, kamu dapat memberikan komisi pada agen yang berhasil melakukan closing. 

‍

Bentuk Reservasi Berdasarkan Layanan dan Jasa

Layanan yang menyediakan reservasi tak jauh dari bidang pariwisata (hospitality) dan kesehatan. Berikut list beserta penjelasannya:

• Reservasi Hotel, biasanya dilakukan melalui platform online atau langsung ke situs hotel dengan pilihan jenis kamar, tanggal menginap, dan layanan tambahan (seperti extra bed atau view kamar).
• Reservasi Restoran, pelanggan dapat memesan meja untuk dine-in atau event tertentu, contohnya seperti birthday treat, lengkap dengan pilihan menunya.
• Reservasi Venue, dilakukan untuk acara seperti wedding atau birthday party, biasanya mencakup pilihan paket dan berbagai fasilitas di dalamnya.
• Room Reservation, sering digunakan untuk co-working space atau ruang rapat, biasanya banyak tersedia di pusat kota, terutama yang berlokasi di area perkantoran.
• Reservasi Spa & Wellness, pelanggan memilih layanan seperti pijat atau perawatan, baik on-site atau home-service. 
• Reservasi GOR / Lapangan Olahraga, dilakukan untuk penyewaan fasilitas olahraga, sistemnya dapat disewa per jam atau per jumlah lapangan.
• Reservasi Dokter / Klinik, umumnya klinik atau RS menyediakan aplikasi yang  menampilkan jadwal dokter dan jenis layanan medis yang tersedia, lengkap dengan pengingat kunjungannya. 

‍

BACA JUGA: Alat Pembayaran Terbaik untuk Toko Online

‍

Macam-macam Reservasi Berdasarkan Status

• New Reservation, pemesanan baru atau pemesanan pertama kali yang dilakukan pelanggan untuk layanan tertentu. 
• Amended Reservation, perubahan pada reservasi yang sudah dibuat, seperti mengganti tanggal atau layanan, sering dilakukan melalui fitur "modify booking" di platform, atau ada beberapa bisnis yang menerapkannya dengan reschedule manual melalui WhatsApp.
• Cancelled Reservation adalah pembatalan reservasi yang sebelumnya telah dikonfirmasi, umumnya pelanggan dapat membatalkan langsung melalui aplikasi atau situs web.
• Confirmed Reservation, reservasi yang telah dikonfirmasi oleh sistem atau penyedia layanan, biasanya ditandai dengan email atau notifikasi resmi, seperti konfirmasi tiket bioskop di TIX ID.
• Individual Reservation mengacu pada reservasi untuk satu orang atau satu unit layanan saja.
• Group Reservation yaitu pemesanan untuk kelompok besar yang mencakup beberapa orang atau unit layanan. Jenis reservasi ini biasanya dilakukan melalui pelayanan khusus atau customer support agar bisnis dapat memberikan harga khusus pada pelanggan.

‍

Klasifikasi Reservasi

Dalam dunia layanan dan jasa, reservasi dapat diklasifikasikan berdasarkan tingkat jaminan yang diberikan oleh pelanggan. 

Berikut adalah dua jenis utama reservasi berdasarkan jaminannya:

1. Reservasi Bergaransi (Guaranteed Reservation)

Reservasi bergaransi adalah pemesanan di mana pelanggan memberikan jaminan melalui metode tertentu, yang bertujuan untuk meminimalisir kerugian akibat keterlambatan atau no show (tidak hadir tanpa pemberitahuan).

Sebuah reservasi dapat dikatakan bergaransi jika terdapat jaminan berupa:

A. PrePayment

Ini adalah situasi di mana pelanggan mengunci pemesanan dengan cara membayar penuh untuk layanan sebelum digunakan.

Untuk meminimalisir kerugian, beberapa aplikasi pemesanan biasanya menyediakan opsi refundable, di mana pelanggan dapat membatalkan pesanan dengan pengembalian uang secara penuh atau sesuai potongan, tergantung kebijakan penyedia layanan.

‍

B. Credit Card

Pelanggan juga dapat menggunakan kartu kredit sebagai jaminan.

Saat melakukan reservasi, kamu atau tim di lokasi pelayanan bisa menanyakan nama, jenis, dan nomor kartu kredit pelanggan.

‍

C. Advance Deposit 

Bagi sebagian pelanggan, advanced deposit mungkin merupakan bentuk jaminan yang paling familiar.

Advanced deposit adalah sistem jaminan di mana pelanggan membayar sebagian biaya layanan sebagai tanda komitmen, misalnya untuk reservasi venue pernikahan.

‍

D. Kontrak Kesepakatan (Corporate)

Reservasi ini dilakukan berdasarkan perjanjian antara perusahaan dan penyedia layanan.

Meskipun mirip dengan advance deposit, kontrak kesepakatan dalam reservasi jenis ini lebih merujuk pada pemesanan yang dilakukan oleh perusahaan untuk menggunakan sejumlah layanan.

Sebagai contoh, perusahaan membayar sebagian dari total biaya pemesanan hotel untuk karyawannya sebelum kedatangan.

‍

E. Agen Perjalanan (Travel Agent)

Dalam hal ini, pihak ketiga (seperti agen perjalanan atau platform) memberikan jaminan kepada penyedia layanan (hotel, restoran, dll.) atas pemesanan yang dilakukan oleh pelanggan. 

Alat jaminannya biasanya berupa voucher yang telah dibayarkan sebelumnya kepada pihak ketiga.

‍

2. Reservasi Tidak Bergaransi (Non-Guaranteed Reservation)

Reservasi tidak bergaransi adalah pemesanan di mana pelanggan tidak memberikan jaminan apapun dan layanan hanya disiapkan hingga waktu tertentu. 

Jika pelanggan tidak hadir tanpa pemberitahuan, maka kamu sebagai penyedia layanan dapat membatalkan reservasi tanpa penalti. 

Jenis ini sering digunakan untuk layanan yang fleksibel, seperti memesan restoran tanpa down payment.

‍

Media untuk Reservasi

Di era digital ini, banyak pengelola usaha yang menyediakan fitur reservasi online melalui WhatsApp, aplikasi di smartphone, dan website landing page.

Kedua media ini dianggap lebih efektif, sebab pelanggan dapat melakukan reservasi kapan pun dan di manapun.

Tertarik untuk melakukan hal yang sama? 

Yuk, coba Amati, Tiru, dan Modifikasi sistem reservasi yang disediakan oleh beberapa bisnis di bawah ini:

‍

‍

‍

‍

Tips Mengelola Reservasi dengan Baik dan Benar 

Reservasi memang menjadi salah satu alat penting untuk meningkatkan keuntungan bisnis. 

Agar sistem reservasi berjalan optimal, berikut adalah beberapa tips yang bisa kamu terapkan:

1. Gunakan Sistem Reservasi yang Tepat

Pilih platform reservasi yang sesuai dengan kebutuhan bisnismu.

Untuk bisnis dengan skala mikro dan kecil, membuka reservasi melalui telepon atau chat WhatsApp sudah cukup praktis dan efisien.

Namun, jika bisnismu telah berkembang ke skala menengah atau besar, kamu perlu mengalokasikan budget guna membuat sistem reservasi yang lebih profesional, seperti mobile apps atau website.

Hal ini dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan sekaligus mempermudah pengelolaan reservasi dalam jumlah besar.

‍

2. Tetapkan Kebijakan Reservasi yang Jelas

Pastikan pelanggan memahami aturan reservasi, seperti batas waktu pembatalan, biaya tambahan, atau ketentuan pengembalian dana.

Memahami aturan ini membantu pelanggan merasa lebih nyaman saat melakukan reservasi, sekaligus meminimalkan kesalahpahaman yang dapat merugikan bisnismu. 

Dengan demikian, kepercayaan pelanggan terhadap layananmu akan tetap terjaga.

‍

3. Pantau dan Perbarui Data Secara Berkala

Pastikan data reservasi selalu akurat dan update.

Ketidaktepatan dalam jadwal atau kesalahan informasi pelanggan bukan hanya mengganggu operasional, tetapi juga dapat merugikan bisnismu, baik dalam hal reputasi maupun finansial.

‍

4. Bentuk Tim Reservasi yang Responsif

Tak hanya teknologinya, peran sumber daya manusia juga menjadi kunci penting dalam menghandle reservasi pelanggan.

Pastikan karyawanmu selalu terlatih untuk responsif menjawab pertanyaan dan menangani keluhan pelanggan dengan profesionalisme, ya.

‍

5. Optimalkan Kapasitas dengan Perencanaan yang Matang

Kelola kapasitas bisnismu dengan efisien untuk menghindari overbooking atau pemborosan sumber daya.

Gunakan data historis untuk memprediksi permintaan pelanggan sebelumnya.

Bingung bagaimana caranya? Kamu bisa memanfaatkan fitur Laporan Transaksi di Youtap POS.

Fitur ini memudahkanmu untuk memantau tren penjualan dan mengecek produk terlaris yang diminati pelanggan.

Alhasil, kamu dapat merencanakan strategi inovasi atau marketing di masa mendatang dengan lebih terarah.

‍

BACA JUGA: 5 Hal yang Wajib Ada Pada Akun Media Sosial Bisnis Agar Menarik Banyak Pembeli

‍

Istilah yang Berkaitan dengan Reservasi

Teman Youtap, mari tutup pembahasan artikel ini dengan mengenal beberapa istilah lain yang erat kaitannya dengan reservasi. Cek istilahnya di bawah ini ya!

• Nomor Reservasi: Kode unik yang diberikan saat melakukan pemesanan untuk mempermudah identifikasi reservasi.
• Reserved: Status pemesanan yang menunjukkan bahwa suatu layanan telah dipesan dan diamankan.
• Non-Refundable Reservation: Pemesanan yang tidak dapat dikembalikan dananya jika dibatalkan.
• Room Block: Sejumlah kamar yang dipesan secara kolektif untuk grup atau acara tertentu.
• Overbooking: Situasi ketika jumlah reservasi melebihi kapasitas layanan yang tersedia.
• Waitlist Reservation: Daftar tunggu untuk pelanggan yang berharap mendapatkan tempat jika ada pembatalan.
• Reservation Policy: Kebijakan yang mengatur aturan dan prosedur reservasi oleh penyedia layanan.
• Walk-in Guest: Pelanggan yang datang langsung tanpa melakukan reservasi sebelumnya.
• Advance Booking: Pemesanan yang dilakukan jauh sebelum waktu layanan diperlukan.
• Early Bird Reservation: Reservasi yang dilakukan lebih awal untuk mendapatkan keuntungan tertentu, seperti diskon.
• Last-Minute Reservation: Pemesanan yang dilakukan mendekati waktu layanan.
• Reservation Fee: Biaya yang dikenakan untuk mengamankan reservasi tertentu.

‍

Bagaimana, apakah artikel ini cukup membantumu untuk memahami segala hal mengenai reservasi? Semoga bermanfaat ya, Teman Youtap. 

Jika kamu ingin reservasi di restoran, kafe, atau bisnis lainnya milikmu berjalan dengan efektif, Youtap Pos siap membantumu. 

Selain fitur Tagihan dan Reservasi, masih terdapat puluhan fitur Youtap POS lainnya yang akan memudahkan operasional bisnismu.

Tertarik untuk mencoba semua fitur lengkap Youtap POS? Kamu bisa mencobanya melalui Free Trial selama 7 hari, lho.

‍

‍