Mengenal Arti Waiting List, Istilah yang Sering Muncul di Restoran

Selain split bill, istilah lain yang kerap muncul dalam dunia bisnis adalah waiting list. Ini merujuk pada kondisi di mana customer masuk ke dalam daftar antrean untuk mendapatkan layanan atau produk dari sebuah bisnis.

Sebagai pelaku usaha, kamu perlu memahami bahwa implementasi waiting list bukanlah perkara mudah. Diperlukan pengaturan yang rapi serta SOP (standard operating procedure) yang jelas demi menjaga kepuasan pelanggan. Lalu, bagaimana cara mengelolanya dengan efektif? Yuk, simak pembahasannya di artikel ini.

‍

Apa yang Dimaksud dengan Waiting List?

Secara harfiah, waiting list berarti daftar tunggu. Sistem ini mencatat siapa saja pelanggan yang sedang menunggu giliran untuk mendapatkan layanan, produk, atau kesempatan tertentu. Selain di dunia bisnis, konsep ini juga sering ditemui dalam pelayanan publik.

Biasanya, waiting list digunakan ketika jumlah permintaan melebihi kapasitas yang tersedia dalam satu waktu. Dengan adanya waiting list, proses menunggu jadi lebih teratur dan adil. Selain itu, pelanggan memiliki gambaran mengenai estimasi waktu tunggu mereka.

Dalam dunia bisnis, waiting list memainkan peran penting sebagai alat manajemen. Sistem ini membantu perusahaan mengelola sumber daya secara lebih efisien sekaligus menjaga transparansi bagi pelanggan.

‍

Cara Kerja Sistem Waiting List

Pada dasarnya, tidak semua bisnis wajib menerapkan sistem waiting list. Hal ini terutama berlaku untuk usaha di bidang ritel dan food and beverage (F&B). Sebelum menerapkannya, kamu perlu menghitung secara cermat apakah bahan baku yang tersedia mampu memenuhi permintaan dari pelanggan yang telah masuk dalam daftar tunggu.

Namun tak perlu khawatir, kamu dapat melacak inventory dengan akurat melalui fitur Stok Bahan Baku dan fitur Manajemen Stok dari Youtap Indonesia. Sekarang, mari ketahui bagaimana alur waiting list yang umum digunakan di dunia bisnis berikut ini:

1. Pendaftaran dan Pencatatan

Data yang dicatat saat mendaftar waiting list biasanya meliputi nama, kontak, layanan yang diminta, waktu pendaftaran, hingga kebutuhan khusus. Proses ini bisa dilakukan secara langsung di outlet, lewat customer service di telepon / WhatsApp, atau melalui aplikasi dan website.

2. Penentuan Prioritas

Setelah masuk ke sistem, pelanggan akan diposisikan dalam antrean berdasarkan prioritas tertentu. Misalnya:

• Siapa cepat, dia dapat (first come, first served). Contohnya, sebuah kafe kecil menyediakan 10 tempat duduk khusus untuk coffee tasting edisi terbatas. Pelanggan yang mendaftar lebih dulu lewat aplikasi akan mendapat tempat, sementara yang mendaftar setelah kuota penuh akan masuk daftar tunggu.
• Tingkat urgensi (penting untuk layanan kesehatan). Misalnya, di rumah sakit, pasien yang mengalami sesak napas akan langsung ditangani lebih dulu meskipun pasien lain sudah lebih dulu datang dengan keluhan ringan seperti demam.
• Status keanggotaan (prioritas untuk pelanggan loyal). Sebagai contoh, sebuah salon kecantikan memberikan akses lebih awal bagi pelanggan member platinum. Mereka bisa memilih slot lebih dulu dibanding pelanggan reguler yang baru mendaftar layanan.
• Ketersediaan sumber daya yang dibutuhkan. Misal, di bengkel mobil, pelanggan yang ingin servis cepat hanya bisa dilayani jika mekanik dengan keahlian tertentu sedang tersedia. Jika tidak, pelanggan akan dimasukkan ke waiting list sambil menunggu mekanik tersebut kembali dari tugas.
  ‍

BACA JUGA: Apa Itu Loyalty Program dan Contoh-Contohnya?

‍

3. Estimasi Waktu Tunggu

Berdasarkan posisi dalam antrean dan data sebelumnya, sistem akan memberi estimasi berapa lama pelanggan harus menunggu. Estimasi ini bisa berubah-ubah, tergantung:

• Kecepatan pelayanan saat itu
• Jumlah staf yang tersedia
• Pembatalan atau perubahan dari pelanggan lain
  
  

4. Notifikasi dan Komunikasi

Sistem waiting list yang modern biasanya punya fitur notifikasi otomatis. Pelanggan akan diberi info tentang:

• Status antrean mereka
• Pengingat saat giliran hampir tiba
• Opsi untuk menjadwal ulang atau membatalkan
  
  

Jika kamu hendak menerapkan waiting list namun belum memiliki budget untuk sistem yang modern, maka kamu bisa mengandalkan seorang staf yang bertugas khusus untuk memberikan progress antrean pada pelanggan.

5. Manajemen Kapasitas Dinamis

Agar antrean tetap berjalan lancar, pastikan staf terus memantau kondisi dan menyesuaikan kapasitas operasional yang ada. Contohnya:

• Menambah staf jika antrean membludak
• Menyesuaikan waktu layanan
• Mengarahkan pelanggan ke alternatif layanan lain
  ‍

BACA JUGA: Arti Dine In dan Take Away Makanan Serta 15 Istilah Restoran Lainnya

‍

6. Proses Check-in

Saat giliran pelanggan tiba, mereka akan menjalani proses check-in, yang umumnya dilakukan langsung di lokasi. Tim kamu dapat memverifikasi data mereka, lalu mengarahkan ke layanan yang sesuai.

Misalnya, jika ada dua pelanggan waiting list di restoranmu dan meja untuk dua orang sudah tersedia, maka kamu bisa langsung mengarahkan mereka ke meja tersebut.

7. Pengumpulan Data dan Analisis

Dalam sistem waiting list, kamu juga perlu memperhatikan beberapa hal yang menghasilkan data penting, contohnya: 

• Rata-rata waktu tunggu
• Pola permintaan harian
• Efisiensi staf dan tingkat kepuasan pelanggan

Data ini bermanfaat untuk memperbaiki sistem dan mendukung pengambilan keputusan di kemudian hari.

8. Manajemen Pembatalan dan No-show

Selain itu, tetapkan peraturan apabila ada pelanggan yang membatalkan atau tidak hadir, contohnya dengan cara:

• Menghapus antrean secara otomatis
• Menawarkan slot kosong ke orang berikutnya
• Menganalisis pola pembatalan untuk evaluasi
  
  

9. Integrasi dengan Sistem Lain

Ingin pengelolaannya semakin efektif? Maka kamu bisa menghubungkan sistem waiting list dengan fitur lain seperti:

• CRM (Customer Relationship Management)
• Penjadwalan staf

Hal ini membuat proses layanan jadi lebih terkoordinasi dan efisien.

10. Evaluasi dan Peningkatan Berkelanjutan

Sistem waiting list yang baik tak berhenti pada implementasi saja. Diperlukan evaluasi berkala untuk mengukur efektivitas dan menemukan titik-titik yang masih bisa ditingkatkan. Beberapa langkah yang bisa kamu lakukan antara lain:

• Mengumpulkan feedback dari pelanggan
• Membandingkan performa antrean dari minggu ke minggu
• Menguji sistem baru secara terbatas (pilot test) sebelum diterapkan secara penuh

Dengan evaluasi rutin, sistem antrean kamu akan makin adaptif, efisien, dan selaras dengan ekspektasi pelanggan.

‍

‍

Manfaat Menggunakan Sistem Waiting List

Ada banyak manfaat yang bisa didapat dari konsep waiting list, baik dari sisi bisnis maupun pelanggan. Yuk, simak satu per satu:

1. Efisiensi Operasional yang Lebih Baik

Sistem waiting list membantu bisnis dalam mengatur sumber daya secara optimal. Dengan mengetahui jumlah permintaan yang masuk, perusahaan dapat merencanakan kebutuhan staf, peralatan, dan fasilitas secara lebih efisien. Alhasil, kamu dapat menghindari kekosongan waktu di dalam tim, dan produktivitas pun jadi meningkat.

2. Optimalisasi Penggunaan Kapasitas

Saat peak season seperti musim liburan dan masa menjelang lebaran, biasanya bisnis yang bergerak di bidang F&B dan service akan mengalami lonjakan permintaan. Hal ini tak akan menjadi masalah jika kamu menerapkan waiting list. Bisnismu dapat tetap beroperasi mendekati kapasitas maksimal tanpa harus menolak pelanggan secara langsung.

3. Meminimalkan Konflik

Dibanding mengantre secara asal, akan lebih baik jika outlet-mu menerapkan sistem waiting list yang terstruktur dan informatif. Sehingga, bisnismu akan terhindar dari potensi  kesalahpahaman maupun perselisihan antara pelanggan maupun dengan staf. Alhasil, suasana di outlet jadi lebih kondusif. 
‍

4. Peluang untuk Meningkatkan Penjualan Tambahan

Waktu tunggu dapat dimanfaatkan untuk menyampaikan informasi mengenai layanan tambahan atau produk lain yang relevan. Dengan pendekatan yang tepat, ini dapat menjadi peluang upselling maupun cross-selling yang efektif.

5. Meningkatkan Citra dan Kredibilitas Bisnis

Sistem antrean yang tertib mencerminkan bahwa layanan atau produk sangat diminati, sekaligus menunjukkan profesionalisme pengelolaannya. Hal ini secara tidak langsung dapat meningkatkan persepsi positif terhadap brand-mu.
‍

‍

‍

Tips Mengelola Waiting List yang Efektif

Perlu sebuah strategi yang baik agar pelanggan tetap merasa dihargai meskipun harus berada di daftar tunggu. Berikut ini beberapa tips yang bisa kamu terapkan:

1. Transparansi dan Komunikasi yang Jelas

Kunci utama dalam menghindari keluhan adalah keterbukaan. Pastikan pelanggan tahu posisi mereka dalam antrean, berapa lama kira-kira mereka harus menunggu, dan apa saja yang jadi pertimbangan prioritas. Jika ada perubahan, segera beri tahu pelanggan agar mereka tidak merasa terabaikan.

2. Fleksibilitas dalam Pengelolaan

Sistem yang kaku sering kali membuat pelanggan frustasi. Kamu dapat memberikan opsi pada pelanggan untuk membatalkan antrean, atau memilih waktu tunggu yang lebih nyaman. Jika memungkinkan, kamu juga dapat menawarkan solusi dengan memberi layanan lain. Misalnya, sediakan kursi yang nyaman, camilan atau minuman gratis, majalah, atau beberapa permainan konvensional yang dapat menghalau rasa bosan pelanggan.

3. Manfaatkan Teknologi yang Ada

Gunakan sistem digital seperti aplikasi antrean atau notification system via SMS / email untuk memberi info waktu tunggu. Teknologi juga bisa membantu kamu memantau data permintaan dan mempersonalisasi layanan lewat integrasi sistem CRM.

‍

4. Siapkan Tim yang Paham Sistem

Selain teknologinya, siapkan juga sumber daya manusianya. Pastikan staf d bisnismu mengetahui bagaimana cara kerja sistem waiting list dari A sampai Z. Berikan mereka pelatihan agar mampu menjelaskan kepada pelanggan dengan ramah, dan tahu apa yang harus dilakukan saat terjadi kendala atau komplain. 

‍

5. Kelola Ekspektasi Pelanggan Sejak Awal

Jangan memberikan harapan terlalu besar pada pelanggan. Dalam konteks ini, akan lebih baik jika staf-mu menjanjikan waktu tunggu yang sedikit lebih lama, tetapi kenyataannya lebih cepat. Jelaskan juga hal-hal yang bisa memengaruhi lama antrean, dan tawarkan opsi kompensasi jika terjadi keterlambatan.
‍

BACA JUGA: Mengenal Model Bisnis Subscription yang Populer di Era Digital

‍

Penerapan Waiting List di Berbagai Bidang

Berikut adalah beberapa bidang utama yang memanfaatkan sistem waiting list:

1. Layanan Kesehatan

Dalam sektor kesehatan, daftar tunggu digunakan untuk mengatur alur layanan medis, terutama ketika sumber daya seperti dokter spesialis, ruang operasi, atau organ donor terbatas. Contoh penerapannya meliputi:

• Daftar tunggu untuk tindakan operasi yang tidak darurat (operasi elektif)
• Antrian untuk konsultasi dengan spesialis tertentu, seperti ahli bedah atau psikiater
• Waiting list untuk transplantasi organ, seperti ginjal atau hati
• Manajemen antrian pasien di instalasi gawat darurat berdasarkan tingkat urgensi
  
  

2. Pendidikan

Di dunia pendidikan, waiting list umumnya diterapkan untuk mengelola penerimaan siswa atau peserta didik pada program dengan kuota terbatas. Penerapannya bisa ditemukan dalam:

• Pendaftaran di sekolah unggulan atau favorit
• Antrian calon mahasiswa pada program studi yang memiliki persaingan tinggi
• Daftar tunggu untuk kursus atau pelatihan populer seperti coding bootcamp
• Pendaftaran program beasiswa dengan seleksi terbatas
  
  

3. Industri Perhotelan dan Restoran

Waiting list dalam sektor ini digunakan untuk mengatur reservasi dan antrian pelanggan saat kapasitas tempat terbatas, seperti:

• Reservasi restoran pada jam makan malam akhir pekan
• Antrian check-in di hotel saat peak season atau saat kamar belum siap
• Waiting list untuk meja di kafe dengan sistem first-come-first-served
• Pemesanan tempat untuk event khusus seperti jamuan atau private dining
  ‍

BACA JUGA: Arti Reservasi: Fungsi, Jenis, Tips Mengelola, dan Bedanya dengan Booking

‍

4. Transportasi dan Perjalanan

Di bidang transportasi, waiting list digunakan untuk mengelola permintaan perjalanan ketika kapasitas kendaraan atau tiket habis. Contoh aplikasinya antara lain:

• Waiting list untuk penyewaan mobil atau motor di destinasi wisata
• Manajemen antrian ride-hailing pada jam sibuk seperti saat hujan atau akhir pekan
  
  

5. Perumahan dan Real Estate

Bidan properti memanfaatkan sistem daftar tunggu untuk menyaring dan mengatur permintaan terhadap unit hunian yang terbatas. Contoh penggunaannya adalah:

• Daftar tunggu apartemen sewa di pusat kota dengan permintaan tinggi
• Antrean pembelian rumah baru dalam cluster yang eksklusif
• Waiting list untuk mendapatkan hunian subsidi dari pemerintah (contohnya rumah susun)

‍

Demikian uraian lengkap mengenai sistem waiting list. Jika sistem daftar tunggu di bisnismu belum teratur, maka kamu dapat mengimplementasikan berbagai tips yang sudah dijelaskan di artikel ini. 

Agar operasional bisnismu semakin lancar, yuk, manfaatkan belasan fitur canggih dari Youtap POS (point of sale). Beberapa fitur tersebut di antaranya:

• Laporan Transaksi
• Laporan Harian
• Manajemen Produk
• Online Order PHP
• Catatan Transaksi

dan lain sebagainya. Ingin mencoba fiturnya? Yuk, coba Free Trial 7 Hari Youtap POS. Klik banner di bawah ini sekarang!

‍